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LANSA Data Sync Direct ist für Pernot Ricard das Grundgerüst zur wechselseitigen Kommunikation

Pernod Ricard USA logoPernod Ricard USA ist der führende Lieferant für Premium Spirituosen und Wein in den USA und die größte Niederlassung des französischen Stammhauses Pernod Ricard SA., dem Top Player in Spirituosen- und Weinindustrie weltweit. Das Unternehmen hat sich auf dieses margenträchtige Segment fokussiert und es gehören gefühlt alle führenden Premiummarken in den Spirituosen- und Weinsortimenten dem Unternehmen an. Pernod Ricard USA nutzt LANSA Data Sync Direct um alle Artikelinformationen im GS1 Standard mit seinen Kunden zu synchronisieren. Die Kommunikation erfolgt dabei über den 1Sync Datenpool in das Global Data Synchronization Network (GDSN).

Shirley Hagyard, Projektmanager GDSN bei Pernod Ricard, USA sagte: „Wir wollten die Datensynchronisation innerhalb unseres gesteckten Zeitplanes implementieren. Daher haben wir die einzelnen Anbieterlösungen mit unseren hierfür festgelegten Kriterien gemessen und LANSA Data Sync Direct hat sich gegenüber allen anderen Anbietern klar durchgesetzt. De facto gab es auch gar keine zweite Wahl für einen Anbieter. LANSA´s Lösung ermöglicht es uns, die Daten direkt aus unserem ERP System, von unserem Data Warehouse und von weiteren Quellen, extrahieren zu können und automatisch für das GDSN aufbereiten zu lassen. LANSA´s Referenzen waren ebenso umfassend wie auch positiv.“

„Wir wollten die Datensynchronisation innerhalb unseres gesteckten Zeitplanes implementieren“

  1. Die Herausforderung
  2. Das Projekt
  3. Der Nutzen
  4. Zusammenfassung
  5. Unternehmens- und Systeminformationen

Die Herausforderung

Bis in das Jahr 2010 hat Pernod Ricard USA (Pernod) hauptsächlich Artikelpässe genutzt, um seinen Kunden aktualisierte Preise und weitere Produktinformationen bereitzustellen. Diese wurden in Excel erstellt und per email versendet. Die meisten dieser Informationen wurden aus Pernod´s auf UNIX und Oracle basierenden Data Warehouse bezogen. Dieses wird wiederum hauptsächlich durch das firmeninterne ERP System JD Edwards Enterprise One mit Daten beliefert wurde.

Pernod hält die meisten der benötigten Attribute, die für Prozesse in der Herstellung und Distribution relevant sind, in seinen JED ERP System. Attribute, die relevant für Marketing und Vertrieb sind, werden im wesentlichen im Data Warehouse gehalten. Darüberhinaus gibt es noch eine Anzahl an Attributen, die vom Handel gefordert werden, die in keinem der beiden Systeme gehalten werden. In der Vergangenheit, waren diese Attribute nicht relevant für Pernod, da das Unternehmen nur Kartons und Ladungsträger wie z.B. Paletten zu seinen Kunden liefert, aber keine einzelnen Konsumenteneinheiten. Der Handel hingegen hat aber auch an diesen Informationen Bedarf, da diese beispielsweise für die Kasse oder die Regalplanung benötigt werden.

Pernod wollte den Prozess der Erstellung, Haltung, Anreicherung und den Austausch von Produktinformationen sowohl für interne Zwecke aber auch für seine Kunden effizienter gestalten. Dabei war Pernod auch durch solche Handelskunden motiviert, die bereits Artikelstammdaten über GDSN beziehen und diese Anforderung auch an Pernod herangetragen haben.

Pernod Ricard USA produziert, importiert und vermarktet viele der angesehensten Spirituosen- und Weinmarken des Landes.
Pernod Ricard USA produziert, importiert
und vermarktet viele der angesehensten
Spirituosen- und Weinmarken des Landes.

Haygard sagte, „Wir wollten die Datensynchronisation schnell und plangemäß implementieren, bevor unsere Kunden mit ihren Zielterminen an unsere Tür klopfen.“

Die Suche für eine Lösung zur Datensynchronisation begann und Pernod hat unterschiedlichste Anbieter eingeladen und einen äußerst intensiven Ausschreibungsprozess durchlaufen. „Wir haben die einzelnen Anbieterlösungen mit unseren hierfür festgelegten Kriterien gemessen und LANSA Data Sync Direct hat sich gegenüber allen anderen Anbietern klar durchgesetzt. De facto gab es auch gar keine zweite Wahl für einen Anbieter,“ sagte Hagyard.

„LANSA´s Lösung ermöglicht es uns, die Daten direkt aus unserem ERP System, von unserem Data Warehouse oder von weiteren Quellen, extrahieren zu können und automatisch für das GDSN aufbereiten zu lassen. LANSA´s Referenzen waren ebenso umfassend wie auch positiv.“

„LANSA Data Sync Direct hat sich gegenüber allen anderen Anbietern klar durchgesetzt“

Das Projekt

LANSA Data Sync Direct besitzt eine integrierte Workflow Engine, welche Pernod dabei unterstützt, GDSN Prozesse effizient zu managen.
LANSA Data Sync Direct besitzt eine
integrierte Workflow Engine, welche
Pernod dabei unterstützt, GDSN
Prozesse effizient zu managen.

Pernod hat sein GDSN Projekt mit einer soliden Datenbasis und umfänglich definierten Datenstruktur im hauseigenen ERP System und Data Warehouse begonnen. Dennoch sind die fehlenden Attribute für den Handel und die fehlenden Konsumenteneinheiten in diesen Systemen eine große Herausforderung für Pernod. Um diese Herausforderung zu meistern, musste bei Pernod ein Umdenk-Prozess stattfinden. Pernod musste nicht nur die Verantwortung für die Artikeldaten seiner Liefer- und Rechnungseinheiten übernehmen, sondern auch für die Konsumenteneinheiten.

Produktinformationen für einzelne Verbrauchereinheiten wurden hauptsächlich nur als Datenblätter, PDF Dokumente und in anderen unstrukturierten Datenformaten gehalten und einige davon sowohl intern, als auch durch das gesamte Unternehmen und Tochtergesellschaften weltweit, verbreitet. „Unsere größte Herausforderung war dabei, alle verstreuten Produktinformationen zu bündeln und in ein Format zu konvertieren, welches wir in unsere Systeme hochladen konnten“, erklärte Hagyard.

LANSA Data Sync Direct kann Daten aus verschiedenen Systemen extrahieren und vorhalten und kann dann darüberhinaus als führendes System für diejenigen Produktinformationen verwendet werden, die in keinem anderen System im Unternehmen gepflegt und gehalten werden.

Pernod hat diesen Weg aber nicht gewählt. Für Pernod war es vorteilhafter, alle zusätzlichen Produktinformationen in seinem JDE ERP System zu implementieren und von dort aus das Data Warehouse und Data Sync Direct zu versorgen.

„Alle Produktinformationen in einem zentralen System zu halten, stellte sich am Ende als ein großer Vorteil heraus, aber zu Anfang war es eine große Hürde die Kontrolle darüber zu bekommen. Wir hatten beispielsweise verschiedene Verpackungseinheiten gepflegt, welche nicht den Standards entsprachen. Dies hat uns dazu gezwungen, die Standards konsistenter hinsichtlich der unterschiedlichen Verpackungshierarchien in unserem ERP System umzusetzen,“ sagte Hagyard.

„Die große Herausforderung war die Vorbereitung darauf, unsere Prozesse und Daten korrekt im Standard zu etablieren. Tatsächlich war die Implementierungszeit der LANSA Software einschließlich Anbindung an den 1SYNC Datenpool mit einem Monat sehr kurz. Die Software wurde im November implementiert, das Training hat in der zweiten Dezemberwoche stattgefunden und wir haben unseren ersten Artikel erfolgreich Mitte Januar synchronisieren können.“

Dick Walker, IT Director Sales und Marketing bei Pernod, sagt, „LANSA Professional Services sind äußerst empfehlenswert und fachlich sehr kompetent. Ein wesentlicher Aspekt für uns war, dass unser Training den gesamten Prozess der Datensynchronisation umfasste, da dieser für uns vollständig neu war. Im Hinblick darauf, ein Gesamtverständnis für die Software entwickeln zu können, mussten wir natürlich zunächst den Prozess verstehen. LANSA hat uns sehr gutes Co-Projektmanagement mit technischen Support angeboten. So konnten wir schnell und erfolgreich unsere ersten Transaktionen mit unserem Datenpool 1SYNC durchführen. Besonders zu Beginn ist es essenziell jemanden an Board zu haben, der ein solches Projekt nicht zum ersten Mal durchführt, und nicht einfach nur die Software installiert.“

„Die Implementierung der LANSA Software und dem 1SYNC Datenpool war sehr schnell und unkompliziert“

Der Nutzen

Chivas RegalPernod hat sich für eine phasenweise GDSN Einführung entschieden und konnte mit den ersten drei Hauptkunden innerhalb von sechs Monaten seinen Go-Live vollziehen. Die phasenweise Umsetzung hat im ersten Zuge einen Händler und zwei Lieferanten, einer davon Pernod´s größten Lieferanten, umfasst. Die Umsetzung mit den restlichen Kunden wurde im nächsten Schritt vollzogen.

Obwohl alle Kunden die identischen Basisattribute anfordern, ist jede Kundenaufschaltung individuell, da es immer wieder Anforderungen für zusätzliche Attribute gibt, die sich von Händler zu Händler unterscheiden. Für diesen Zweck und für die weiteren geplanten Integrationsprojekte hat Pernod sich entschieden, die LANSA Composer BPI Technologie für die immer wiederkehrenden Mappings einzusetzen. Damit kann Pernod die Kundenaufschaltung einschließlich aller notwendigen Mappings, komplett eigenständig durchführen und ist nicht auf externe Unterstützung angewiesen.

Auf die Frage bezüglich des eigentlichen Nutzen der Lösung, kommentiert Hagyard, „Wir haben effizientere Geschäftsprozesse etablieren können, indem nun alle Informationen aus einer einzigen Quelle kommen. Wenn ein Attribut bei uns im Hause verändert wird, so wird dies nur noch ein einziges Mal durchgeführt, da der automatische Datenfluß jedem Kunden, der dieses Produkt abonniert hat, diese Änderung zukommen läßt. Dies ermöglicht uns von der fehlerträchtigen, manuellen Pflege von Artikelpässen und deren manuellem Versand per email endlich loszukommen.“

Terry Collins, Vize President Collaborative Planning, Forecasting and Analysis und GDSN Projektsponsor bei Pernod, erklärt, „LANSA Data Sync Direct bietet uns die notwendige Struktur, mit welcher wir Produktinformationen mit unseren Kunden in beide Richtungen kommunizieren können. Wir können nun nicht mehr nur Produkt- und Preisinformationen zu unseren Kunden senden, sondern erhalten auch Anforderungen und Informationen aus dem Handel. Früher war es schwierig, diese Informationen einwandfrei interpretieren zu können, daher mussten wir diese zunächst an Drittanbieter zur Datenbereinigung und zum Artikelnummernabgleich senden, bis wir die Informationen korrekt und vollständig bei uns vorliegen hatten. Nun können wir diese Informationen direkt mit unseren Kunden kommunizieren.“

Collins findet ebenso, dass Pernod stark von der Implementierung des LANSA Data Sync Direct profitiert, da sich die gesamte Kommunikation im Unternehmen auf ein viel professionelleres Niveau erhöht hat. „Wir müssen uns nicht mehr auf lokale Anbieter im Bereich der manuellen Kommunikation von Informationen und allen damit verbundenen Qualitätsproblemen verlassen. Seitdem die Produktinformationen in einer zentralisierten Plattform verfügbar sind, kommunizieren sowohl Pernod Ricard als auch die Lieferanten hochprofessionell mit einem einzigen Datenfluss. Wir können daher eine enorme Verbesserung im Vergleich zu unseren lokalen Anbietern verzeichnen, denn diese verteilen immer noch auf unterschiedlichsten Wegen ihre Produktinformationen und sind von manueller Kommunikation abhängig. Dies wird einer unserer wesentlichen Vorteile werden. Wir sind zwar noch nicht ganz dort angekommen, wo wir hin wollen, aber mit Data Sync Direct haben wir eine fundierte Basis dafür eingeführt.“

Kathy Dandreano, Database Manager bei Pernod, freut sich sehr über die Qualitätssteigerung in der Konsistenz der Daten zwischen ERP System, Data Warehouse und LANSA´s Data Sync Direct. „Es ist eine kritische Angelegenheit, eine Lösung zu wählen, welche die Produktinformationen vom bisherigen führenden System herauszieht und die Notwendigkeit der Haltung von Dublettenpflege beseitigt. Die Zentralisierung der Daten ermöglicht uns Quality Checks durchzuführen, welche in der Vergangenheit nicht von uns durchgeführt werden konnten und Fehlerquellen ausfindig zu machen, welche unbemerkt im manuellen Kommunikationsprozess blieben.“

„LANSA Data Sync Direct bietet uns die notwendige Struktur, mit welcher wir Produktinformationen mit unseren Kunden in beide Richtungen kommunizieren können“

Zusammenfassung

KahluaAuf die Frage der Lessons Learned und Tipps für andere Unternehmen, welche auch am GDSN teilnehmen möchten, empfiehlt Hagyard, „Es dreht sich alles um die Daten und die Etablierung der dafür notwendigen neuen Geschäftsprozesse. Bitte unterschätzen Sie nicht den Zeitaufwand dieser vorbereitenden Maßnahmen.“

Walker und Hagyard sind ebenso der Meinung, dass ein GDSN Projekt mehr mit der Organisation als mit der Technologie zu tun hat und es daher hilfreich ist, ein abteilungsübergreifendes Projektteam aufzusetzen. Hagyard hat ein Projektteam zusammengestellt, welches aus Anwendern von verschiedensten Unternehmensbereichen, wie Supply Chain, Customer Service, Handelsanalysten und Account Managern, Einkauf ebenso wie die Verantwortlichen für UPC´s (Universal Product Codes) und Support des Data Warehouse und der JD Edwards Systeme, besteht.

„Jeder einzelne hat einen großen Mehrwert zum Gesamtprojekt beigesteuert und hat aktiv zum Projekterfolg beigetragen,“ fasst Walker zusammen. „Ein Hauptteil dieses Projektes stand im Zeichen unserer Ausbildung durch LANSA, welche uns rund um GDSN geschult und aufgezeigt haben, wie wir uns optimal darauf vorbereiten sollten. Es war für uns sehr gut zu wissen, dass auch die Abteilungs- und Bereichsleiter an diesen Trainings teilgenommen haben.

„Es dreht sich alles um die Daten und die Etablierung der dafür notwendigen neuen Geschäftsprozesse“

Unternehmens- und Systeminformationen

Pernod Richard USA logo
  • Pernod Ricard USA, die größte Niederlassung des französischen Stammhauses Pernod Ricard SA, ist der führende Lieferant für Premium Spirituosen und Wein in den USA und somit Top Player in der Spirituosen- und Weinindustrie weltweit.
  • Pernod Ricard USA beschäftigt 35 IT Mitarbeiter inklusive Support.
  • Das Global Data Synchronization Network (GDSN) setzt sich aus der Global Registry, GDSN-zertifizierten Datenpools, dem GS1 Data Quality Framework und der GS1 Global Product Classification zusammen. Im Zusammenspiel bieten diese eine leistungsstarke Plattform für die sichere und durchgängige Synchronisation akkurater Daten für Unternehmen weltweit.
  • Das LANSA Data Sync Direct ist das Quellsystem für Pernod´s Supply Chain Informationen, in welchem alle Produktinformationen gehalten werden und zur Global Registry zur Publizierung an die Kunden gesendet werden.
  • Bei Pernod Ricard USA ist das LANSA Data Sync Direct integriert mit dem hauseigenen Data Warehouse und JD Edwards Enterprise One, beides UNIX und Oracle basierte Plattformen.
  • Für weitere Informationen besuchen Sie doch: www.pernod-ricard-usa.com